Briefing für Designprojekte:
Was gute Auftraggeber vorab klären
Die Broschüre soll hochwertig wirken, die Präsentation überzeugen und das neue Whitepaper zur Marke passen. Was damit genau gemeint ist, zeigt sich häufig erst beim ersten Entwurf. Dann werden Inhalte ergänzt, Zielgruppen neu diskutiert oder weitere Personen in die Abstimmung einbezogen. Das kostet Zeit und führt zu Korrekturschleifen, die sich mit einem guten Briefing oft vermeiden lassen.
Dabei muss ein Designbriefing weder lang noch kompliziert sein. Entscheidend ist, dass die wichtigsten Fragen vor Projektbeginn geklärt sind. Dieser Beitrag zeigt, welche Informationen Designerinnen und Designer benötigen und was Auftraggeber vorbereiten können.
Warum ein gutes Briefing den Unterschied macht
Ein Briefing schafft eine gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit. Es beschreibt, was gestaltet werden soll, wen das Ergebnis erreichen muss und welche Rahmenbedingungen gelten.
Das hilft auch bei der Angebotserstellung. Ob eine fertige Präsentation ins Corporate Design übertragen werden soll oder zunächst Struktur, Texte und Bildideen entwickelt werden müssen, macht einen deutlichen Unterschied beim Aufwand.
Je klarer die Ausgangslage, desto gezielter lassen sich Gestaltung, Budget und Zeitplan aufeinander abstimmen.
1 Das Ziel des Designprojekts
Wir brauchen eine neue Broschüre“ beschreibt zunächst das gewünschte Produkt. Die Frage dahinter ist: Wofür wird sie gebraucht?
Soll sie bei einem Erstgespräch einen Überblick geben, technische Produkte erklären oder potenzielle Mitarbeitende für das Unternehmen interessieren? Je nach Aufgabe ändern sich Aufbau, Informationsmenge und Gestaltung.
Hilfreiche Fragen für das Briefing:
- Was sollen Leserinnen und Leser nach der Nutzung wissen?
- Welche Botschaft soll besonders in Erinnerung bleiben?
- Welche Handlung ist anschließend gewünscht?
- Was funktioniert am bisherigen Material noch nicht?
Ein konkretes Ziel erleichtert später auch die Bewertung der Entwürfe. Dann geht es darum, ob die Gestaltung die gewünschte Wirkung unterstützt.
2 Die Zielgruppe und ihre Nutzungssituation
Eine Vertriebspräsentation für Fachleute braucht eine andere Aufbereitung als eine Unternehmensvorstellung für Menschen ohne Branchenkenntnisse.
Die Angabe „unsere Kunden“ reicht deshalb häufig nicht aus. Wichtiger ist, welche Fragen diese Menschen mitbringen, wie viel Vorwissen vorhanden ist und in welcher Situation sie die Inhalte sehen.
Eine Präsentation, die live erläutert wird, darf beispielsweise knapper sein als ein Dokument, das ohne Erklärung per E-Mail verschickt wird. Dieser Unterschied sollte bereits im Briefing stehen.
3 Umfang und Einsatz der Gestaltung
Aus einer Broschüre werden im Projektverlauf manchmal zusätzlich ein digitales PDF, eine englische Fassung und eine Auswahl an Social-Media-Grafiken. Solche Ergänzungen lassen sich besser planen, wenn sie früh bekannt sind.
Vorab klären sollte man deshalb:
- Welche Medien und Formate werden benötigt?
- Wie viele Seiten oder Folien sind ungefähr vorgesehen?
- Gibt es unterschiedliche Sprachversionen?
- Wird das Ergebnis gedruckt, digital genutzt oder beides?
- Sollen Inhalte später intern aktualisiert werden?
- Welche bearbeitbaren Dateien oder Vorlagen werden dafür gebraucht?
Auch technische Anforderungen gehören ins Briefing. Etwa die verwendete PowerPoint-Version, Vorgaben einer Druckerei oder Anforderungen an ein barrierefreies PDF.
4 Vorhandene Inhalte und Materialien
Ein häufiger Grund für Verzögerungen sind Inhalte, die zum Gestaltungsstart noch nicht abgestimmt sind. Werden später ganze Absätze ergänzt oder Kapitel umgestellt, wirkt sich das auf das Layout aus.
Das bedeutet nicht, dass vor dem ersten Gespräch alles fertig sein muss. Wichtig ist ein ehrlicher Überblick über den aktuellen Stand.
Texte: Sind sie freigegeben oder wird noch Unterstützung bei Struktur, Kürzung und Formulierung benötigt?
Bilder: Gibt es geeignetes Bildmaterial in ausreichender Qualität? Ist die Nutzung für den geplanten Zweck geklärt?
Daten: Liegen Zahlen und Diagramme als bearbeitbare Ausgangsdaten vor oder bisher nur als Screenshot?
Markenmaterial: Sind Logos, Schriften, Vorlagen und ein aktuelles Corporate-Design-Manual verfügbar?
Offene Punkte sollten mit Zuständigkeiten und Lieferterminen festgehalten werden. So lässt sich der Projektablauf realistisch planen.
5 Die gestalterische Richtung
Begriffe wie „modern“, „klar“ oder „hochwertig“ lassen viel Spielraum. Beispiele helfen dabei, die Vorstellungen genauer zu beschreiben.
Hilfreich sind zwei bis drei Referenzen mit einer kurzen Begründung: Gefällt die großzügige Seitengestaltung? Die verständliche Darstellung von Zahlen? Oder die zurückhaltende Bildsprache?
Genauso wichtig ist, was vermieden werden soll. Beispielsweise austauschbare Stockfotos, sehr kleine Schrift oder eine zu verspielte Gestaltung.
Bestehende Markenvorgaben sollten dabei klar von persönlichen Vorlieben unterschieden werden. Welche Elemente sind verbindlich, und wo gibt es gestalterischen Freiraum?
6 Budget und Termine
Ein Budgetrahmen hilft dabei, eine passende Lösung vorzuschlagen und den Aufwand sinnvoll zu verteilen. So lässt sich früh besprechen, welche Leistungen Priorität haben und welche Ergänzungen optional bleiben.
Beim Zeitplan zählt mehr als der Abgabetermin. Auch die Lieferung der Inhalte, interne Abstimmungen und die finale Freigabe brauchen Platz.
Besonders wichtig bei Printprojekten: Der Termin für die fertigen Druckdaten liegt vor dem Termin, an dem die Broschüren tatsächlich gebraucht werden. Produktion und Versand müssen eingeplant werden.
7 Abstimmung und Freigabe
Wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, können Rückmeldungen schnell widersprüchlich werden. Die Fachabteilung möchte mehr Details, der Vertrieb weniger Text und die Geschäftsführung eine andere Gewichtung.
Deshalb sollte vor dem Start feststehen:
- Wer ist die zentrale Ansprechperson?
- Wer liefert Inhalte und prüft deren Richtigkeit?
- Wer darf gestalterische Entscheidungen treffen?
- Wer erteilt die abschließende Freigabe?
- Wie werden Rückmeldungen gesammelt und weitergegeben?
Am hilfreichsten ist gebündeltes, intern abgestimmtes Feedback. Auch die vorgesehenen Korrekturrunden und der Umgang mit zusätzlichen Wünschen sollten vorab vereinbart werden.
Checkliste für ein vollständiges Designbriefing
- Ziel und wichtigste Botschaft sind beschrieben.
- Zielgruppe und Nutzungssituation stehen fest.
- Umfang, Formate und benötigte Versionen sind benannt.
- Der Stand von Texten, Bildern und Daten ist geklärt.
- Corporate-Design-Vorgaben und Referenzen liegen vor.
- Budgetrahmen und verbindliche Termine sind abgestimmt.
- Ansprechpersonen, Feedbackprozess und Freigabe sind festgelegt.
Hinweis:
wolfdesign bietet vorgefertigte Briefing-Unterlagen als Hilfestellung, diese können einfach hier runtergeladen und ausgefüllt werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lang sollte ein Designbriefing sein?
Für überschaubare Projekte reichen häufig ein bis zwei gut strukturierte Seiten. Bei umfangreichen Publikationen oder mehreren Medien braucht es entsprechend mehr Informationen. Entscheidend ist, dass die wesentlichen Fragen beantwortet werden.
Muss ich schon eine konkrete Gestaltungsidee haben?
Nein. Auftraggeber sollten vor allem Ziel, Inhalte und Rahmenbedingungen beschreiben. Die passende gestalterische Lösung wird auf dieser Grundlage entwickelt.
Kann ein Briefing im Gespräch entstehen?
Ja. Ein gemeinsames Auftaktgespräch eignet sich gut, um offene Fragen zu klären. Die Ergebnisse sollten anschließend schriftlich festgehalten werden, damit alle Beteiligten dieselbe Grundlage haben.
Was passiert, wenn noch nicht alle Inhalte fertig sind?
Das sollte früh angesprochen werden. Je nach Projekt kann zunächst ein Gestaltungskonzept mit Beispielinhalten entstehen. Für die weitere Umsetzung werden dann verbindliche Liefertermine vereinbart. Es besteht auch die Möglichkeit, zusätzlich einen Texter dazuzubuchen.
Fazit
Ein gutes Briefing macht Designprojekte besser planbar und erleichtert die Zusammenarbeit. Wer Ziele, Zielgruppen, Inhalte und Zuständigkeiten vorab klärt, schafft die Grundlage für eine Gestaltung, die zur Aufgabe und zur Marke passt.
Dafür muss beim ersten Gespräch noch nicht jedes Detail feststehen. Entscheidend ist, vorhandene Informationen zusammenzutragen, offene Fragen sichtbar zu machen und die nächsten Schritte gemeinsam festzulegen.
Du planst eine Präsentation, Broschüre oder Studie und möchtest den Gestaltungsaufwand einschätzen lassen? Sende wolfsdesign die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Projekt. Offene Fragen lassen sich in einem kostenlosen Erstgespräch gemeinsam klären.
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